Projekti „Kuluefektiivne vajaduspõhine koristamine – INSTA 800“ tulemuste tutvustus

Puhastusekspert on rahvusvaheline puhastusvaldkonna eestvedaja Eestis. Peame oluliseks nii teiste õpetamist ja juhendamist kui ka ise olla õppija rollis. Selleks, et koguda teadmisi ja end harida, algatas Puhastusekspert rahvusvahelise Erasmus+ projekti „Kuluefektiivne vajaduspõhine koristamine – INSTA 800“. INSTA 800 (Eestis EVS 914 Koristustööde kvaliteedi kokku leppimine ja hindamine) on ametlik standard seitsmes riigis. Selleks kaasatigi Taani, Rootsi, Soome, Norra, Islandi ja Läti partnerid, et jagada standardi kasutamise kogemusi ning sellest tulenevalt luua uued materjalid, mis ühtlustaksid standardi kasutamist. Projekti tulemusi esitlesimegi 25.mail toimunud seminaril.

Projektiga loodame kanda laiemalt ideed, et koristuses keskendutaks eeskätt tulemusele ning tehakse vaid neid tegevusi, mis eemaldavad võimalikult efektiivselt mustust pindadelt, mis on tegelikult ka mustad. Teisisõnu tõstetakse tööaja väärtust.

INSTA 800 on hea tööriist, mis aitab puhtuseastmeid kokku leppida ja hinnata, kas kokkulepitud puhtus on saavutatud ning avastamaks täpselt, millele tuleb puhastuses rohkem tähelepanu pöörata ja mida teha vähem, et tööajal oleks maksimaalne väärtus.

Projekti raames valmisid:

• INSTA800 kasutamise kogemused seitsmes riigis. Meie kodulehel on seitsmes keeles väärtuslik kogemuste kogum. Leiad SIIT.
• Koristusaegade maatriksid viiele tüüpruumile. Viisime läbi 900 katset, et välja selgitada kui palju mõjutab mustusaste enne koristust ja eeldatav puhtusaste reaalset tööaega. Viisime katsed läbi viies tüüpruumis- kontor, WC, koridor, klass ja trepikoda. Võib tõdeda, et INSTA 800 järgi ühe astme võrra puhtam tulemus või enne koristust rohkem mustust tähendab tööaja mõttes lisaks 15-20%.
• Efektiivsed koolitusprogrammid ja -metoodikad INSTA800 erinevatele teadmiste tasemetele. Analüüsisime erinevates maades standardile vastavaid koolitusi ning jõudsime järeldusele, et tasemetel 3 ja 4 erinevates riikides ollakse koolitustega rahul ja need toimivad, küll aga teadmiste tase 2 ehk puhastusteenindajate koolitus vajab korrastamist. Samuti tunti puudust klientidele info edastamise toimivatest viisidest. Juunis 2022 toimub Riias partnerite vaheline kohtumine, kus katsetame projekti raames valminud uuenduslikke koolitusprogramme.

Koristuseks kuluv aeg ja selle väärtus

Tööaeg on koristusteenuse kõige suurem kulu vaatamata sellele, et puhastusteenindajate palk on sageli madal. Töökoormuseid määratletakse tavapäraselt ruutmeetreid/tunnis põhimõttel. Küll aga tekib küsimus, millele tuginedes „normid“ paika pannakse. Koristusaega mõjutavad tegelikult väga erinevad tegurid. Projekti katsetes püüdsime vaadelda vaid mustuse ja saavutatava puhtusastme mõju tööajale.

Eesmärk oli mõõta mustuse ja puhtuse mõju tööajale, kuid saime päris mitmed muud väärtuslikud õppetunnid, mida saab kokku võtta alljärgnevalt:

• Masinaga pestes eemaldus pesuaine jääke veel nädalaid, mis tõi esile üledoseerimise tegeliku ulatuse ja probleemi. Kui pindadel on puhastusaine jääke, siis selline kiht käitub nagu liim mustuse kinnitumiseks.
• Praktikas on suurem mõju tööajale enne koristust oleval mustuse hulgal ja vanusel. Vanem mustus vajab rohkem aega selle eemaldamiseks, kuigi INSTA 800 järgi võib kogumik olla sama. Seega tasub mustus eemaldada värskelt.
• Puhastusteenindajad „tahavad puhastada“ harjumuspäraseid kohti, aga mitte sealt, kust on vaja mustust eemaldada. Oluline on puhastusteenindajaid õpetada vajaduspõhiselt mustust märkama ja eemaldama. Eriti tasub analüüsida põrandate puhastamist, kuna üldjuhul on põrandaid vaja puhastada vaid siis kui on visuaalselt määrdunud.
• Oluline on määratleda reaalne kvaliteediprofiil ja vastavalt sellele ka puhastusteenindajaid koolitada, et nad oskaks eemaldada efektiivselt seda mustust, mis pindadel olla ei tohi.
• Teenuse perioodi alguses on soovitav teha koheselt taseme määratlus ja koristuse puudujäägid korda teha. Vaid nii on võimalik optimaalselt koristust korraldada. Oluline, et teenuse ostja on selgelt määratlenud, milliste kuludega puudujäägid kõrvaldatakse- kas eraldi ostetav suurpuhastus või teenuse pakkuja peab lisatöö kalkuleerima teenuse hinna sisse. Olenevalt olukorrast võib see olla väga ajamahukas. Standardis INSTA 800 on sees vastav punkt peatükis nr 9.
• Liigne koristamine ja puhaste pindade puhastamine on planeerimata tavapärane tegevus, ehk kulub asjatu tööaeg.
• Lepingu alguses tuleb kokku leppida, kuidas kontrollitakse katkiseid pindasid, ning oluline on vahet teha mustusel ja rikutud pinnal.
• Oluline on plekid seintelt, tekstiilidelt jms kohtadest hoolduskoristuse käigus koheselt eemaldada, sest aja jooksul need kinnituvad ja on raskesti eemaldatavad või ei eemaldu üldse.
• Mustus määrab meetodi – oluline on puhastusteenindajate teadlikkus kuiva, väheniiske, niiske, märja meetodi valiku vahel. Valedest meetoditest (liialt märjad, mida ei kuivatata) jäävad pindadele kihid, mille eemaldamine on juba palju ajamahukam.
• Koristustekstiilide ja tarvikute puhtus ning seisukord on olulised, muidu kulub asjatu liigne tööaeg ja mustus jääb eemaldamata ning pigem määritakse pindasid.
• Oluline on määratleda vajaduspõhine sagedus, ehk koristatakse siis kui pindadele on tekkinud mustust hulgal, mis seal olla ei tohiks. Määrdumine tekib tavaliselt seoses tegevusega ruumis ja külastatavusega. Seega tuleb kasuks näiteks elektroonne külastatavuse seire, et teha optimaalseid otsuseid, mis aitavad tõsta tööaja väärtust.
• Kui ruumides on vähe mööblit, siis on mõistlik kasutada kõrgemaid kvaliteeditasemeid, et saada soovitud tase. Põhjuseks asjaolu, et näiteks mööblil on vähem tõenäolisust määrdumiseks.
• Koolitatud ja teadlikult tegutsevatel puhastusteenindajatel kulub oluliselt vähem aega sama puhtuse saavutamiseks. Katses ilmnes, et vahe oli 33%, seega on võtmeküsimus kvaliteetne koolitus, mis aitab inimestel tegutseda vajaduspõhiselt.

Koolitused on võtmetegur kuluefektiivse ja tulemuspõhise koristuse rakendamisel

Kogu projekti jooksul ilmnes, et üks olulisemaid võtmetegureid on töötajate teadlikkus- puhastustööde juhid, puhastusteenindajad aga ka kliendi esindajad. Standardi INSTA 800 järgi on määratletud alljärgnevad teadmiste tasemed:

• teadmiste tase 1 – teenuse pakkuja juhtkond
• teadmiste tase 2 – puhastusteenindaja
• teadmiste tase 3 – töödejuhataja, kontrollide läbiviijad (toimiv ja arendamine paremaks)
• teadmiste tase 4 – koristusteenuse pakkujate planeerijad, teenuse ostja esindaja, kes vastutab hanke eest, konsultandid, koolitajad (toimiv ja arendamine paremaks)

Projektis oleme korrastamas eeskätt puhastusteenindajate ja klientide harimise viise. Tulemused ilmuvad 2022 aasta teises pooles Puhastusekspert kodulehele.

Kokkuvõttev kasu INSTA800 rakendamisest:

• Keskendutakse tulemusele, INSTA 800 kasutamise tulemusel on puhtuse kvaliteet paranenud ja kaebused vähenenud.
• Avastatakse lihtsalt ka muid teenuse väliseid probleeme, mis võimaldavad koostööl paremini toimida.
• Tulemuspõhise koristusega kokku puutunud puhastustööde juhid tegid paremat tööd ka teistel objektidel.
• Võtmeteguriks on teadlikkus – puhastustööde juht, puhastusteenindaja, puhastusteenuse ostja.
• INSTA 800 on hea tööriist neile, kellele on tähtis rahulolu koristusega.
• INSTA 800 töötab, kui seda kasutada nii nagu standard ette näeb.
• Standardi õigesti kasutamine loob erakordsed võimalused rahulolu pakkuvaks ja jätkusuutlikuks koostööks teenuse pakkuja ja ostja vahel.
• Kui puhtust luua teadlikult, seirata tööaega, töö tulemust ja tööprotsesse, siis on võimalused oluliselt tõsta koristamisele kuluva tööaja VÄÄRTUST ning saavutada vajalik puhtus väikesamate kuludega säästes tööaega ja keskkonnaressursse.